Afgelopen week hostte ik twee keer de webinar “Mijn grootste bruiloft Blunders en wat JIJ hiervan kunt leren!” Deze webinar werd zo goed ontvangen, dat ik hem graag met je deel in de vorm van deze podcast.
Beluister de aflevering op Spotify
DISCLAIMER: Alle plaatjes in deze blog zijn niet van de genoemde bruiloften en alle voorbeelden zijn geanonimiseerd om de identiteit van de bruidsparen & trouwleveranciers te beschermen. Het gaat namelijk niet om de individuele personen, maar om de blunders en wat jij hiervan kunt leren!
De andere kant van weddingplanning
Als trouwleveranciers, delen we vaak de mooie plaatjes en inspiratie op Instagram, Pinterest etc. In deze webinar, en nu ook de podcast, wilde ik open, eerlijk en transparant met je zijn en ook de andere kant van het bruiloft plannen aan je laten zien.
Vooral de afgelopen 1,5 jaar heb ik regelmatig gesprekken gehad met mijn bruidsparen over de minder “Instagrammable” kant van het wedding plannen. Achter de schermen heb ik het met mijn bruidsparen over mental health, relatie struggles, familiedruk en nog zoveel meer! Het wordt tijd dat deze dingen steeds meer bespreekbaar worden.
Afgelopen jaar werd ik voor het eerst heel erg ziek op een bruiloft. Het was zo erg dat ik de bruiloft niet kon afmaken. Het is helemaal goed gekomen met de bruiloft, maar dit is niet echt iets wat je meteen deelt. Terwijl je er enorm veel van kunt leren.
Blunder borrel: Oprecht leren
Mijn man werkt in de IT. Zijn vorige werkgever organiseerde elk kwartaal een “blunder borrel”, ze omschreven het iets minder netjes haha. Alle IT teams kwamen dan bij elkaar onder het genot van pizza & bier en bespraken de grootste blunders tot in detail…
- Waarom bijvoorbeeld het hele bedrijf op x dag geen internet meer had…
- Waarom er al zoveel jaar geen back-up van de servers was gemaakt, die nu is gecrasht…
- En hoe een datalek kon ontstaan…
Ze bespraken niet alleen het probleem, maar ook de oorzaak en de oplossingen. Het was altijd een fijne meeting. Het ging niet om wie de fout had gemaakt, maar om oprecht te leren en te verbeteren. Mijn man kwam altijd stralend thuis van deze meetings.
Toen ik ziek werd op de bruiloft, heb ik daar een hele lange tijd echt flink van gebaald. Al kon ik daar niks aan doen. Maar daarna nam ik de tijd en ruimte om echt te leren van dit moment en veranderingen te implementeren.
Deze blunder borrel podcast aflevering is voor jou! Een veilige plek waarin ik mijn blunders en die van andere trouwleveranciers deel. De voorbeelden zijn anoniem en de foto’s ook! Ik vertel over de blunders zodat jij ervan kunt leren, de details zijn verder niet echt belangrijk.
Ik ben Enyo, een creatieve perfectionist ????
“Zelfs voor mijn bevalling via een geplande keizersnee had ik meerdere rampscenario’s”
Enyo Lake
In de jaren dat ik events organiseer is er 1 ding wat ik heb geleerd: Er gaat altijd wel iets mis! De truc is dat je enorm goed voorbereid bent, dat je een plan hebt, verschillende ramp scenarios hebt uitgewerkt (zeker in deze tijd met Covid-19).
En omdat je voorbereid bent, kun je wanneer er iets totaal anders misgaat dan wat je hebt voorbereid, creatief zijn. want je bruiloft staat als een huis, en kan het dan aan.
“Life is not what happens to you, but how you respond to it”
Unknown
Het is onvermijdelijk dat er iets mis gaat op een bruiloft of in de voorbereiding daarvan. Waarom?
- Een bruiloft is mensenwerk! En mensen zijn, mensen! een ongeluk zit in een klein hoekje!
- Er zijn hoge verwachtingen: Het MOET de mooiste dag van je leven worden
- AL je geld zit in de bruiloft, dus er is voor je gevoel veel te verliezen.
Ken je dat, hoe meer je focust op dat iets altijd goed moet gaan… hoe sneller en makkelijker iets stuk gaat? Of als je zo’n dag hebt waar alles misgaat, en het niet meer lijkt goed te komen?
Dus allereerst is een stukje bewustwording heel erg belangrijk. Weet dat er ook op jouw bruiloft iets mis zal gaan. Dat kan iets kleins zijn: de niet-vegetariër krijgt de vegetarische optie en denkt hmm lekker ;). Dan ontdekt een serveerster ineens dat niet Jan maar Piet de vegetarische optie had moeten krijgen. Weet je wat er dan gebeurt achter de schermen? De serveerster loopt lachend naar achter, vertelt het aan de kok, die vloekt, maakt snel een extra gerecht en de serveerster loopt lachend naar piet en serveert het gerecht. Niemand die het heeft gemerkt.
Maar het kan ook een grotere uitdaging zijn, bijvoorbeeld dat de vegan gasten niet zijn doorgegeven aan de cateraar terwijl die net een varken aan het spit rijgt… op een destination wedding, in een chalet in de bergen… en met geen winkel in zicht…
Wanneer mijn bruidsparen hun visie met mij delen, denk ik in mogelijkheden, ik vertaal de dromen naar een concreet plan… maar ik denk ook in risico’s
- Wanneer de bruid zegt dat ze graag haar trouwjurk zelf wilt maken, denk ik aan de bruid die haar jurk bijna niet op tijd af kreeg
- Wanneer een bruidspaar graag een buitenceremonie wil in de sneeuw, denk ik aan onderkoeling en een warmteplan (wist je dat een officieel huwelijk in de buitenlucht is toegestaan bij een gevoelstemperatuur van 18 graden?)
- Wanneer een bruiloft heel veel locaties en reistijd heeft, denk ik aan files, ongelukken en ruimte in het programma
- Wanneer de bruid zwanger is.. denk ik aan rust momenten, een eventueel vervroegd einde.. etc
En ik doe dit niet om te doem denken, maar juist om de risico’s te analyseren en ze in de voorbereiding te ondervangen. Zoals de quote zegt, je kunt niet bepalen wat er gebeurt, maar wel hoe je erop reageert.
Breng de risico’s in kaart en maak een plan
Wees je dus bewust van de risico’s van je plan, analyseer de opties en maak een alternatief plan.
Zo had ik dus ooit een bruiloft waar echt van alles mis ging!
- De gasten kwamen te laat…
- De bruidsmeisjes waren de extra outfit thuis vergeten….
- De catering had autopech…
- Allemaal op één bruiloft!
Of had ik eens een bruiloft op een super warme middag waar de taart (die stond als decoratie klaar) begon te smelten…
Omdat ik deze bruidsparen kende, en we van te voren in kaart hadden gebracht wat echt belangrijk voor hen was, kon ik in het moment meteen actie ondernemen.
De eerste bruiloft begon 20 minuten later, die vertraging had ik al ingecalculeerd in het draaiboek
Een familielid werd op pad gestuurd om de outfits op te halen. Tijdens de receptie kleedde alleen de bruid zich om, en de bruidsmeisjes niet. De outfits kwamen net op tijd voor de speciale dans die het trio had ingestudeerd binnen. De gasten waren enorm onder de indruk van het optreden en de latere outfit-change gaf een extra wow effect.
En de catering, Ik stroopte met mijn team de mouwen op en begon met de drankjes klaarzitten (we hebben de toast gedaan). De cateraar kwam net voor de receptie binnen, en kon een vliegende start maken.
De taart? Zodra ik zag dat hij begon te smelten hebben we het programma iets omgegooid en de taart aangesneden.
Dit moest ik later wel uitleggen aan de bruid ????
Dat brengt met op mijn volgende punt. Wat er mis kan gaan op jouw bruiloft hangt voornamelijk in de volgende categorieën:
Communicatie, voorbereiding, Overmacht, Overmoedigheid
- Communicatie, de verwachtingen die je hebt
- Voorbereiding , de planning van A-Z
- Overmacht – soms kun je er echt niks aan doen
- Overmoed – “een bruiloft is toch maar een grote verjaardag?”
Een paar aandachtspunten betreft communicatie:
“Alles is geregeld” NOT
Enyo
Wanneer een bruidspaar aangeeft dat “alles is geregeld”, ben ik daar als weddingplanner best kritisch over.
Voorheen was ceremoniemeesterschap ook een vast onderdeel van mijn dienstenpakket. Ik kwam dan 4-6 weken voor een bruiloft invliegen en nam de planning over. Ik heb toen wel eens meegemaakt dat er bij een bruiloft geen enkele leverancier definitief was bevestigd behalve de trouwlocatie. In de kennismaking vertelde het bruidspaar dat “alles geregeld was”.
Gelukkig check ik alle gemaakte afspraken tijdens het maken van het draaiboek en kwam er toen achter dat bijna alle leveranciers wel benaderd waren door het bruidspaar, en een offerte hadden verstuurd… Maar de offertes waren nooit ondertekend. En het bruidspaar besefte dit niet, behalve toen ik dat dus 6 weken voor de bruiloft vertelde.
Dit voorbeeld benadrukt het belang van goede communicatie.
Spreek je verwachtingen uit
Wat verwacht je van je partner, leveranciers en vriendinnen? Het is heel belangrijk om dat uit te spreken.
Wat verwacht je bijvoorbeeld van je bruidspersoneel? Waar en wanneer wil je graag dat ze aanwezig zijn, en welke investering (zowel tijd als geld) mogen ze verwachten? Organiseer bijvoorbeeld een vergadering met je bruidspersoneel zodat je al je verwachtingen kunt uitspreken.
Maar spreek dus ook je verwachtingen goed uit naar je trouwleveranciers. Zo kan het thema “sprookjes bruiloft” worden uitgelegd als een bruiloft in de schemer met overal kleine lichtjes, maar een ander denkt hierbij misschien aan een Disney thema. Het is dus heel verstandig om je verwachtingen goed te communiceren.
Kies voor heldere en duidelijke communicatie
Het is niet alleen belangrijk om je verwachtingen uit te spreken, het is daarnaast ook belangrijk om de afspraken goed vast te leggen. Voorkom verwarring en communiceer niet via Whatsapp of privé chats op sociale media, maar gebruik e-mails om de afspraken duidelijk vast te leggen.
Gek van een overvolle inbox?
12-kant-en-klare wedding planning e-mails die je gelijk kunt gebruiken!
Check, check en dubbel check!
In de weken voor een bruiloft loop ik alles na en controleer ik alle details. Hebben we aan het begin roze bloemen afgesproken en zijn het nu witte? Is nicht Sandra nu zwanger en zijn haar dieetwensen nu aangepast? Of, gaan jullie uiteindelijk voor een buitenlocatie in plaats van de zaal binnen.
In de aanloop naar een bruiloft veranderd veel! Dus neem de tijd om als je je draaiboek hebt gemaakt om alle onderdelen te checken. in detail!
Het belang van goede voorbereiding
Soms hebben de grootste blunders ook gewoon te maken met een gebrek aan voorbereiding. Bijvoorbeeld dat je te laat begint of iets niet volledig hebt uitgedacht.
Ik heb ooit eens hoogzwanger een bruiloft gepland, dat kan ik je niet aanraden want “pregnancy brain” bestaat echt! En 10 weken na mijn bevalling, was de grote dag! Het was een mooie hete zomerdag zoals we ze kennen in Nederland en achteraf gezien, best broeierig. Het bruidspaar wilde graag na de gehele bruiloft foto’s maken, en je raadt het al: tijdens de fotoshoot op een open veld, kwamen we in een enorme stortbui terecht.
En toen besefte ik mij dat ik niet goed genoeg was voorbereid. Ik had geen alternatieve binnen locatie uitgezocht, eerlijk gezegd had ik die ochtend niet eens het weer gecheckt en zo de meest basale voorbereiding niet gedaan.
Twee tips over de voorbereiding:
Begin op tijd!
Ja, het is mogelijk om in een erg kort tijdsbestek een bruiloft te regelen. Mijn persoonlijke record staat op twee weken. Maar hoe meer tijd je hebt, hoe meer je over je keuzes kunt nadenken en (alternatieve) scenarios kunt uitdenken. Ook kun je jezelf de ruimte geven om de plannen weer even weg te leggen.
Dat is eerlijk gezegd het grootste voordeel van deze Corona tijd. Zo heb ik bruidsparen die eerst voor een traditionele bruiloft gingen en door de Corona wacht periode (en we dus extra voorbereidingstijd hadden) ook steeds meer nieuwe en vette ideeën kunnen ervaren.
Probeer alle taken zo snel mogelijk af te tikken, al heb je zeeën van tijd en neem je plannen regelmatig door!
De voorbereidingstijd wordt vaak onderschat. Een jaar voorbereiding lijkt enorm lang, maar naast het plannen van de bruiloft gebeurt er ook nog van-alles in je leven. Ook is het belangrijk om te beseffen dat trouwleveranciers (vooral de leveranciers die je op je bruiloft aanwezig hebt, vaak al lang van te voren zijn volgeboekt.
Neem ook de tijd om je plannen regelmatig door te lopen. Is wat je hebt besproken en bedacht wel zo handig?
Zo was er ooit eens een bruiloft waarop de gasten ruim 2 uur moesten wachten op het bruidspaar zonder facilitaire voorzieningen. Het bruidspaar ging tussen de first look en ceremonie namelijk nog wat foto’s maken. Nu is een fotomoment tijdens de receptie niet gek. Maar denk hierbij goed na of de wachttijd aangenaam en realistisch is, en neem bijvoorbeeld een hapje en een drankje en entertainment mee in je planning voor de gasten.
Soms is het gewoon overmacht!
Soms gebeuren er gewoon dingen waar je echt geen controle over hebt en moet je er maar het beste van maken.
Mijn guilty pleasure van het moment is de realityserie “Below Deck”. In deze serie kijk je achter de schermen mee met de crew van luxe yachten en duik je natuurlijk ook in hun liefdesleven ;).
Op zo’n luxe yacht is alles mogelijk en alles goed geregeld. Maar soms, gooit het weer roet in het eten en mag de boot om veiligheidsredenen niet uitvaren. De gasten kunnen niet annuleren en de bemanning zet dan alles op alles om er maar het beste van te maken.
Toen ik onverwachts ziek werd op die bruiloft, heb ik zolang mogelijk door gebikkeld. Ik wilde niet opgeven, maar in realiteit hing ik de hele ceremonie boven het toilet en was zo wit en slap als een vaatdoek.
De ceremoniemeesters van het bruidspaar hebben mij toen letterlijk naar huis gestuurd en zij gingen verder met het draaiboek. En gelukkig maar, ik had heel veel moeite met het terugrijden naar het hotel (de langste 7 minuten van mijn leven) en eenmaal in de hotelkamer leek het alsof mijn lichaam eindelijk kon toegeven en had ik enorm hoge koorts. Ik moest de volgende dag zelfs worden opgehaald door een lieve collega weddingplanner en ben een week ziek geweest.
Bij overmacht situaties, kun je niks doen dan het beste ervan maken en vertrouwen op de voorbereidingen die je al eerder hebt getroffen.
Maar soms, is het ook gewoon overmoedigheid!
Waarom kan een geit niet in bomen klimmen? Mijn moeder komt van Curacao en onze cultuur is heel verhalend. Ze vertelde ons altijd verhalen en leerde ons zo belangrijke levenslessen. Het verhaal van de geit en de aap gaat vooral over overmoedigheid en waarom het zo belangrijk is om naar de mening of het advies van een ander te luisteren, al denken we dat we het antwoord al weten.
“Want een bruiloft is toch gewoon een grote verjaardag?”
Bruidspaar
De omvang van het organiseren van een bruiloft kun je makkelijk onderschatten. Soms stappen bruidsparen de planning in met de gedachte dat een bruiloft organiseren niet veel meer is dan het plannen van een verjaardagsfeest
Een bruiloft is een uitgebreide productie: een evenement waar heel veel geld inzit, veel emotie en een dag die je niet over kunt doen.
Op een bruiloft komen er veel schakels bij elkaar en zijn er veel faciliteiten die geregeld moeten worden. Zoals bij een bruiloft voor 80 personen in de tuin. Het lijkt een kwestie van stoelen neerzetten en gaan, maar bij een bruiloft van dat formaat moet je bijvoorbeeld ook denken aan toiletfaciliteiten, stroomvoorziening en bijvoorbeeld een tent en vloeren.
Beluister de volledige aflevering
In deze aflevering deelde ik open en transparant mijn bruiloft blunders met je en vooral wat jij ervan kunt leren.
Onthoud: Er gaat altijd wel iets mis op een bruiloft. Het gaat er niet om wat er mis gaan, maar wel hoe je erop reageert.
